September 25, 2018/ epWorkshop/ Opinion/ Organizational Development / epNetwork Team

Sobre el valor de mantener flexibles las estructuras de organización

“Aprendí el valor de invertir tiempo en la gestión de la estructura de mi organización, ya que esto tiene un impacto directo en todo el personal y en el futuro de la empresa”, afirma Wesley Meier, fundador de EOS International y miembro de empowering people. Network (epNetwork). Inspirados por el taller de epNetwork sobre desarrollo organizacional en 2017, Wesley y su equipo han estado trabajando intensamente en las estructuras internas de su empresa durante los últimos meses. Juntos, han consolidado con éxito un sistema flexible.

Fundada en 2008, EOS International se encuentra en Nicaragua, el segundo país más pobre del hemisferio occidental, donde el cincuenta por ciento de la población rural vive por debajo del umbral nacional de pobreza. La compañía empodera a las familias rurales de América Central con acceso a agua limpia y oportunidades para generar ingresos a través de soluciones tecnológicas sencillas y mediante la educación. Actualmente, el equipo de Wesley consta de 20 personas, de las cuales 15 trabajan en Nicaragua y 5 están ubicadas en diferentes puntos de los Estados Unidos. En noviembre de 2017, el taller anual empowering people. Workshop tuvo lugar en Ámsterdam y Wesley decidió participar para ver lo que podía aprender.

Aprender junto a los compañeros

En el taller, 50 emprendedores sociales con ideas afines y miembros de epNetwork de Norteamérica y Suramérica, África, Asia y Europa se reunieron durante cuatro días para familiarizarse con los modelos de toma de decisiones, los enfoques de liderazgo orientados al futuro y las herramientas para el desarrollo organizacional. “Fue sensacional compartir ejemplos con otras empresas sobre cómo estamos trabajando todos en nuestros propios proyectos y organizaciones con operaciones en diferentes países. Encontré que la holacracia, una práctica de autogestión personalizable, es un modelo útil e interesante, ya que se ajusta a las necesidades y estructuras de liderazgo de nuestra organización”, dice Wesley.

Wesley (izquierda) trabajando en los procesos de su organización junto con otros participantes del taller de todo el mundo.

De acuerdo con este concepto, los empleados no realizan una sola función laboral, sino que desempeñan varios roles de acuerdo con sus habilidades y su disponibilidad de tiempo. La autoridad se distribuye entre los equipos mientras que los roles y las decisiones se asignan y toman localmente. Existen reglas transparentes que son válidas y visibles para todos los miembros de la empresa, incluso para los CEOs. “Debido a la gran carga de trabajo en el pasado, no pude destinar muchos esfuerzos a optimizar la estructura organizativa de la empresa. En este taller, aprendí acerca de los diversos componentes de la holacracia usando los datos para impulsar las decisiones, y también por qué era apropiada una integración para EOS. Este modelo de organización nos ha ayudado a racionalizar varios componentes de nuestro trabajo”, añade Wesley.

Confianza y transparencia como claves del éxito

Crear funciones no era algo completamente nuevo para él, sin embargo, Wesley estaba entusiasmado de aprender nuevas estrategias para trazar el mapa de las actividades de los empleados y eliminar la superposición de responsabilidades. “En realidad, empecé a conversar con el equipo acerca de todo esto cuando aún estaba en Ámsterdam. A mi regreso, hablamos con cada miembro del equipo y separamos los roles de las funciones que sentíamos que nos habían confundido en el pasado”, explica Wesley. “Identificamos varios cuellos de botella y solapamientos en las responsabilidades. Por ejemplo, nuestro coordinador de la administración nicaragüense era responsable de consolidar todos los informes mensuales de análisis de instalación, impacto, contabilidad y calidad de varios empleados. Reasignamos los informes para que vinieran directamente del coordinador de cada departamento, permitiendo que los informes llegaran a tiempo y agilizando el proceso. Establecimos formatos y métricas claras para asegurarnos de que los informes fueran precisos y concisos. Este nuevo proceso ahorró un tiempo precioso al equipo de administración”.

Su sistema se basa en expectativas y objetivos claros para cada persona y un sistema de semáforo para rastrear y evaluar trimestralmente. A través de cuadros de mando, se informan constantemente sobre el progreso de cada uno y tienen la oportunidad de reajustar los roles. Este método ayudó a EOS a transferir liderazgo y a obtener buenos resultados en poco tiempo. “En resumen, la combinación de la confianza en las habilidades de cada uno y la transparencia en términos de rendimiento y responsabilidad han sido la clave del éxito”, explica Wesley.

Un consejo personal para superar los retos

Las necesidades organizacionales varían en muchas cosas y no hay solo un camino correcto. El mayor desafío para EOS es gestionar los equipos remotos con base en Nicaragua y en los EE.UU. Esto significa que toda la información y los análisis deben ser integrales. Dado que se reestructuraron de acuerdo con el método de prueba y error, a menudo supone un gran esfuerzo crear un sistema distinto cuando entran en juego fronteras nacionales e internacionales. Para mantener su sistema actualizado, Wesley tiene la intención de revisarlo rutinariamente. La compañía finalmente implementó los roles redefinidos a principios de 2018.

Juntos, Wesley y su equipo han establecido con éxito las estructuras adecuadas.

“EOS tiene la suerte de tener la oportunidad de trabajar con la fundación Siemens Stiftung y aprender sobre diferentes modelos organizativos e identificar el óptimo para nuestro equipo. Personalmente, creo que la inversión en el aprendizaje de estructuras organizativas óptimas puede marcar una gran diferencia en la productividad de la empresa. Toda organización necesita revisar el modelo más adecuado y realizar evaluaciones de manera crítica. Al tomar decisiones conscientes, los jefes de equipo pueden empoderar a sus equipos”, concluye Wesley.

Acerca de Wesley Meier

Wesley Meier es el cofundador y CEO de EOS International. Después de graduarse con un título en ingeniería mecánica por la Universidad Estatal de Iowa, Wes trabajó como especialista agrícola con el Cuerpo de Paz en Nicaragua, donde también cofundó EOS. Antes de asumir el cargo de CEO de EOS, Wes inició una planta de fabricación en África Occidental que fabricaba equipos de procesamiento agrícola en Senegal, gestionó asociaciones de fabricación en China y dirigió un laboratorio de innovación de diseño centrado en el ser humano en Malawi colaborando con varios socios públicos y privados. Wes es actualmente un global shaper, una iniciativa del Foro Económico Mundial, es miembro de la junta directiva de la Red Internacional de ONG de Minnesota (MINN) y forma parte del Consejo Asesor de la Coalición de Liderazgo Global de los Estados Unidos.

Acerca de EOS International

EOS (Emerging Opportunities for Sustainability) International es una empresa social sin fines de lucro que empodera a las comunidades rurales de América Central con acceso a agua limpia y oportunidades para generar ingresos mediante soluciones tecnológicas sencillas y educación. EOS cree en soluciones basadas en el mercado y a través de fuertes colaboraciones comunitarias e inversiones de los beneficiarios de la tecnología, EOS ha creado una solución integral para proporcionar soluciones de agua segura, incluyendo servicios de análisis de calidad del agua, implementaciones de purificadores de agua y servicios de distribución de tabletas de cloro a comunidades rurales. EOS también identifica a las mujeres empresarias rurales y les proporciona herramientas, capacitación y acceso al crédito para que puedan iniciar su propio negocio y salir de la pobreza junto con sus familias. EOS vuelve después a visitar las comunidades para proveer apoyo continuo, monitoreo y evaluación; actualmente está dando servicio a más de 400.000 personas en toda Centroamérica.