Sobre el valor de mantener flexibles las estructuras de organización

“Aprendí el valor de invertir tiempo en la gestión de la estructura de mi organización, ya que esto tiene un impacto directo en todo el personal y en el futuro de la empresa”, afirma Wesley Meier, fundador de EOS International y miembro de empowering people. Network (epNetwork). Inspirados por el taller de epNetwork sobre desarrollo organizacional en 2017, Wesley y su equipo han estado trabajando intensamente en las estructuras internas de su empresa durante los últimos meses. Juntos, han consolidado con éxito un sistema flexible.

Fundada en 2008, EOS International se encuentra en Nicaragua, el segundo país más pobre del hemisferio occidental, donde el cincuenta por ciento de la población rural vive por debajo del umbral nacional de pobreza. La compañía empodera a las familias rurales de América Central con acceso a agua limpia y oportunidades para generar ingresos a través de soluciones tecnológicas sencillas y mediante la educación. Actualmente, el equipo de Wesley consta de 20 personas, de las cuales 15 trabajan en Nicaragua y 5 están ubicadas en diferentes puntos de los Estados Unidos. En noviembre de 2017, el taller anual empowering people. Workshop tuvo lugar en Ámsterdam y Wesley decidió participar para ver lo que podía aprender.

Aprender junto a los compañeros

En el taller, 50 emprendedores sociales con ideas afines y miembros de epNetwork de Norteamérica y Suramérica, África, Asia y Europa se reunieron durante cuatro días para familiarizarse con los modelos de toma de decisiones, los enfoques de liderazgo orientados al futuro y las herramientas para el desarrollo organizacional. “Fue sensacional compartir ejemplos con otras empresas sobre cómo estamos trabajando todos en nuestros propios proyectos y organizaciones con operaciones en diferentes países. Encontré que la holacracia, una práctica de autogestión personalizable, es un modelo útil e interesante, ya que se ajusta a las necesidades y estructuras de liderazgo de nuestra organización”, dice Wesley.

Confianza y transparencia como claves del éxito

Crear funciones no era algo completamente nuevo para él, sin embargo, Wesley estaba entusiasmado de aprender nuevas estrategias para trazar el mapa de las actividades de los empleados y eliminar la superposición de responsabilidades. “En realidad, empecé a conversar con el equipo acerca de todo esto cuando aún estaba en Ámsterdam. A mi regreso, hablamos con cada miembro del equipo y separamos los roles de las funciones que sentíamos que nos habían confundido en el pasado”, explica Wesley. “Identificamos varios cuellos de botella y solapamientos en las responsabilidades. Por ejemplo, nuestro coordinador de la administración nicaragüense era responsable de consolidar todos los informes mensuales de análisis de instalación, impacto, contabilidad y calidad de varios empleados. Reasignamos los informes para que vinieran directamente del coordinador de cada departamento, permitiendo que los informes llegaran a tiempo y agilizando el proceso. Establecimos formatos y métricas claras para asegurarnos de que los informes fueran precisos y concisos. Este nuevo proceso ahorró un tiempo precioso al equipo de administración”.

Su sistema se basa en expectativas y objetivos claros para cada persona y un sistema de semáforo para rastrear y evaluar trimestralmente. A través de cuadros de mando, se informan constantemente sobre el progreso de cada uno y tienen la oportunidad de reajustar los roles. Este método ayudó a EOS a transferir liderazgo y a obtener buenos resultados en poco tiempo. “En resumen, la combinación de la confianza en las habilidades de cada uno y la transparencia en términos de rendimiento y responsabilidad han sido la clave del éxito”, explica Wesley.

“EOS tiene la suerte de tener la oportunidad de trabajar con la fundación Siemens Stiftung y aprender sobre diferentes modelos organizativos e identificar el óptimo para nuestro equipo. Personalmente, creo que la inversión en el aprendizaje de estructuras organizativas óptimas puede marcar una gran diferencia en la productividad de la empresa. Toda organización necesita revisar el modelo más adecuado y realizar evaluaciones de manera crítica. Al tomar decisiones conscientes, los jefes de equipo pueden empoderar a sus equipos”, concluye Wesley.